Procedury obowiązujące przy organizacji wydarzeń
(konferencje, wykłady otwarte, spotkania itp.) na Wydziale Filologicznym

 

  • Rezerwacja auli A1, A2, A3 lub A4 następuje po wypełnieniu i złożeniu w sekretariacie Dziekana wniosku stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego dokumentu.
  • Rezerwacja sali Rady Wydziału (auli A5) wymaga dodatkowo zgody Dziekana Wydziału (zgodnie z Zarządzeniem nr 42 z 18.II.2019 r.). Wniosek o wydanie zgody na wynajęcie auli A5 stanowi załącznik nr 2 do niniejszego dokumentu.
  • Rezerwacja możliwa jest jedynie w terminie, który nie koliduje z obowiązkami dydaktycznymi lub wydarzeniami o charakterze ogólnowydziałowym lub ogólnouniwersyteckim.
  • Rezerwacja prowadzona jest wyłącznie w sekretariacie Dziekana (pokój 3.19).
  • Rezerwacji na organizowane wydarzenie należy dokonać z odpowiednim wyprzedzeniem (co najmniej tydzień przed planowaną datą wydarzenia).

 

  • Rezerwacji sal należy dokonać z odpowiednim wyprzedzeniem w sekretariacie kierunku/ów, do których przypisana jest sala.
  • Informacje o kierunku, do którego przypisana jest dana sala uzyskać można w każdym sekretariacie oraz w Dziale ds. Obsługi Administracyjno-Informatycznej (w pokojach 3.15 i 3.14).
  • Rezerwacji przestrzeni na korytarzach należy dokonywać w Dziale ds. Obsługi Administracyjno-informatycznej, u Pani Anety Sadach (pokój 3.15).
  • Wynajmujący salę zobowiązany jest do utrzymania porządku oraz przywrócenia pomieszczenia do stanu pierwotnego pod względem aranżacji po zakończeniu zajęć lub organizowanego wydarzenia.

 

Wydział dysponuje katalogiem własnych materiałów promocyjnych. Ich wykaz oraz formularz zamówienia dostępne są na stronie internetowej Wydziału pod adresem www.filolog.uni.lodz.pl/gadzety. W celu zamówienia materiałów promocyjnych Wydziału należy wypełnić formularz stanowiący załącznik nr 3 do niniejszego dokumentu i przesłać go na adres bartosz.burski@uni.lodz.pl co najmniej miesiąc przed planowanym terminem odbioru materiałów.

Materiały promocyjne są odpłatne. W zamówieniu należy wskazać źródło finansowania (tj. środki konferencyjne, środki budżetu jednostki). Materiałów promocyjnych nie można finansować z dotacji Rektora lub Prorektorów UŁ. Po odbiorze materiałów promocyjnych wystawiona zostanie nota wewnętrzna obciążająca wskazane konto.

Gadżety ogólnouczelniane można zakupić w Sklepie UŁ. Zasady składania i realizacji tego typu zamówień opisuje poniższy schemat.

  • Wydruk plakatów promujących organizowane wydarzenie, podobnie jak innych materiałów promocyjnych z logotypem danej jednostki (np. długopisów, smyczy, kubków instytutu/katedry, wizytówek dla pracowników), następuje za pośrednictwem Centrum Promocji w firmie wyłonionej w ramach postępowania przetargowego. Realizacją zamówienia związanego z wydarzeniem organizowanym przez jednostki Wydziału zajmują się poszczególne sekretariaty.
  • Wydruk plakatów oraz produkcja materiałów promocyjnych są płatne. Zamówienie na materiały promocyjne z nadrukami indywidualnymi (z wyjątkiem plakatów) należy składać co najmniej miesiąc przed planowanym wydarzeniem (ze względu na wydłużoną procedurę realizacji zamówień obowiązującą na UŁ w ramach umów ramowych od sierpnia 2019 r.). Zamówienie na plakaty promujące dane wydarzenie należy składać z co najmniej dwutygodniowym (w przypadku wydruku do 10 sztuk plakatów) lub miesięcznym (wydruk powyżej 10 sztuk) wyprzedzeniem. Osoby składające zamówienie na materiały promocyjne (w tym plakaty) zobowiązane są do ich odbioru w Centrum Promocji UŁ (ul. Uniwersytecka 3).
  • Wykaz logotypów Wydziału i jednostek wchodzących w jego skład we wszystkich dostępnych formatach graficznych znajduje się na stronie http://www.filolog.uni.lodz.pl/identyfikacja.
  • Rekomendowany jest wydruk plakatów w formacie B2 (ze względu na możliwości ekspozycyjne wydziału).
  • Z uwagi na ograniczoną przestrzeń ekspozycyjną Wydział zapewnia możliwość wywieszenia 2 plakatów reklamujących dane wydarzenie. Ekspozycja większej liczby plakatów zależna jest od liczby innych wydarzeń organizowanych w tym samym czasie oraz od dostępności nośników reklamowych (stojaków, ramek OWZ).
  • Plakaty zapowiadające wydarzenia organizowane przez jednostki wywieszane są najwcześniej 2 tygodnie przed reklamowanym wydarzeniem (konkretny termin ekspozycji zależny jest od dostępności wydziałowych nośników reklamowych).
  • Zakazane jest wywieszanie plakatów w budynku Wydziału na własną rękę. Wydrukowane plakaty za każdym razem należy dostarczyć najwcześniej 2 tygodnie przed wydarzeniem do pokoju 3.15 lub 3.27 (Dział ds. Obsługi Administracyjno-Informatycznej). Ekspozycją plakatów w przestrzeni wydziałowej w wyznaczonych do tego celu miejscach zajmują się pracownicy tego działu.
  • Do obowiązków wydziałowego specjalisty ds. promocji należy projektowanie oraz zamawianie plakatów oraz innych materiałów promocyjnych wyłącznie na wydarzenia ogólnowydziałowe.
  • W przypadku wydarzeń organizowanych przez jednostki wydziału (np. konferencje) specjalista ds. promocji służyć może pomocą graficzną w ramach możliwości czasowych i nieobciążenia innymi obowiązkami. Jeżeli zamierzają Państwo zwrócić się o pomoc w tym zakresie do wydziałowego specjalisty ds. promocji, należy to uczynić na co najmniej miesiąc przed zaplanowanym wydarzeniem (czas potrzebny na złożenie zamówienia w ramach procedury przetargowej, wybór wykonawcy oraz przygotowanie i wydruk projektu plakatu).
  • Opracowywanie materiałów promocyjnych (plakatów, zaproszeń, grafik itp.) przez wydziałowego specjalistę ds. promocji na potrzeby inne niż wydarzenia ogólnowydziałowe jest odpłatne. Organizatorzy zostaną obciążeni notą wewnętrzną.
  • Zalecane jest przygotowywanie plakatów i zaproszeń wyłącznie w wersji elektronicznej.

 

  • Informatycy oraz technicy Wydziałowi dostępni są na Wydziale w dni robocze w godzinach 7.30 – 15.30 i w tych godzinach służą bezpłatną pomocą techniczną.
  • Zapewnienie stałej (tj. obecności w miejscu wydarzenia) obsługi technicznej podczas wydarzenia i/lub obsługi poza godzinami pracy (w tym w weekendy) wymaga osobnej umowy organizatora wydarzenia z informatykami/technikami oraz dodatkowego wynagrodzenia.
  • Wynajmujący ma obowiązek przekazać dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za organizację wydarzenia (imię, nazwisko, nr telefonu) do Działu ds. Obsługi Administracyjno-Informatycznej, do Pani Anety Sadach (pokój 3.15).
  • Wszelkie szczegóły techniczne niezbędne do organizacji wydarzenia (ławki do rejestracji, cateringu, wskazanie miejsca podłączenia prądu, podanie numerów sal dydaktycznych w celu przygotowania przez służby sprzątające itp.) należy zgłosić w Dziale ds. Obsługi Administracyjno-Informatycznej, u p. Anety Sadach (pokój 3.15) co najmniej 7 dni przed wydarzeniem.
  • Jeśli w ramach organizowanego wydarzenia planowane jest korzystanie z obsługi cateringowej, należy również podać nazwę firmy oraz kontakt do osoby będącej pracownikiem firmy cateringowej obsługującej wydarzenie.
  • Obsługa cateringowa wydarzenia organizowana jest na korytarzach. W wyjątkowych przypadkach możliwa jest zgoda na organizację cateringu w sali dydaktycznej, pod warunkiem że organizator wydarzenia podpisze oświadczenie, że po zakończeniu wydarzenia sala dydaktyczna zostanie posprzątana oraz przywrócona do stanu pierwotnego pod względem aranżacji.

 

  • Jednostki wydziału nie są obciążane kosztami wynajmu sal na wydarzenia organizowane na potrzeby pracowników, doktorantów lub studentów wydziału. W budżecie organizowanego wydarzenia należy jednak uwzględnić płatność za zamawiane materiały promocyjne (p. III i p. IV) oraz ewentualną dodatkową (poza godzinami pracy) obsługę techniczną (p.V).
  • Wynajem powierzchni (sal i/lub korytarzy) przez osoby/instytucje zewnętrzne wymaga zawarcia umowy oraz wniesienia opłaty zgodnej z obowiązującym cennikiem lub ustalonej indywidualnie z władzami Wydziału Filologicznego. Opłata nie może być niższa niż podstawowe koszty przygotowania tych powierzchni do wynajmu.